所谓功能定位，就是报纸需发挥的社会作用。不同读者群体的报纸功能不尽相同。报纸类别众多，有主要承担宣传职能的机关报，有面向市民生活提供服务的都市报，有专门介绍某类专业知识的行业报，有只是刊登纯娱乐的消闲报等。每种报纸的功能定位都要依据读者需求为基础，如党政干部需要及时了解方针政策及各相关行业的最新变动等信息，普通百姓需要获知诸多生活娱乐方面的信息。重要的是要考虑办报的目的，如机关报的功能主要是为宣传自己的方针政策、指导实际工作，报纸追求的是权威影响力而不是赚取利润。都市报主要是为适合大众口味，争取报业市场竞争中的优势，其主要功能是为居民提供广泛的信息服务，追求发行量和广告资源获取经济效益。
读者定位和功能定位两者联系密切，后者是在前者的基础上考察读者的需求、结合报纸的角色期待而确定的，它是读者的需求与办报人的企望相结合的产物。而前者也需要借助于后者才能对报纸的生产具有指导意义，读者定位决定为谁办报，功能定位决定报纸给读者提供什么。我国的报纸工作曾长期重视社会作用而忽略经济效益，市场经济下的竞争使编辑工作与经营管理联系起来，常常两者兼顾。一张报纸实现盈利，要考虑广告收入大于报纸的成本，确定某个版是增刊还是停办，也要看这个版对广告有多少吸引力。许多报纸在策划一些重大报道活动时需要增刊，往往也要看能否获得多少广告，这是报纸编辑工作在进入市场经济后出现的新现象。